La SAFER est administrée par trois organes, notamment le conseil de surveillance ; le conseil d’administration  et la direction.

1. LE CONSEIL DE SURVEILLANCE

Il s’agit de l’instance suprême de la SAFER. Elle connaît de toutes les questions relatives à la vie et aux missions de cette institution, notamment chargée de déterminer, de manière générale, les perspectives de développement des activités de la SAFER ; d’évaluer le respect des orientations, les niveaux de réalisation des objectifs et l’accomplissement des performances de la SAFER ; de fixer les jetons de présence des membres du Conseil d’administration et approuver le traitement du directeur de la SAFER ; d’approuver les tarifs de péage et/ou pesage et d’approuver le budget et les comptes de la SAFER.

Le conseil de surveillance est composé de cinq (5) représentants des structures ci-après désignées : le ministère chargé des infrastructures routières ; le ministère chargé des finances ; le ministère chargé des transports ; le ministère des pistes
rurales et le ministère chargé de l’urbanisme.

Le conseil de surveillance élit, en son sein, un président pour un mandat de trois (3) ans. Il se réunit en session ordinaire deux (2) fois par an sur convocationde son président. Il peut également se réunir en session extraordinaire. Le président du conseil d’administration participe aux réunions du conseil de surveillance sans voix délibérative.
Il assure le secrétariat du conseil de surveillance.

2. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

C’est l’organe d’administration et de décision de la SAFER. Il est investi des pouvoirs étendus dans la limite de ses attributions.

Le conseil d’administration est chargé d’adopter le budget de fonctionnement et d’équipement de la SAFER ; le budget d’appui aux activités inhérentes à l’entretien routier ; le plan stratégique de la SAFER et évaluer ses performance ; d’arrêter en fin d’exercice les comptes de la SAFER et publier les comptes adultes ; d’adopter le rapport d’activités ; et d’approuver les programmes à financer par la SAFER et les budgets correspondants ; de reculer le cabinet d’audit externe sur appel à candidature et adopter les rapports d’audit ; veiller à la collecte, par la Société
Autonome de Financement de l’Entretien Routier ou par les administrations et les organismes compétents, des ressources financières de la SAFER.

Le conseil d’administration est également chargé de veiller au reversement direct et total de la part de la SAFER de ces ressources dans le compte de la SAFER ouvert auprès d’une banque commerciale agrées en République togolaise ; veiller au respect des plafonds des dépenses de la SAFER; reculer et révoquer le directeur ; d’adopter l’organigramme, le règlement intérieur, le manuel de procédures administratives, financières et comptables ainsi que les statuts du personnel de la SAFER et les soumettre au conseil de surveillance pour approbation ; de déterminer les qualifications requises, les modes de recrutement et les conditions d’emploi du personnel de la SAFER ; et de fixer les conditions de rémunération et les avantages du directeur et d l’ensemble du personnel de la SAFER, après avis de conseil de surveillance.

Le conseil d’administration est chargé aussi d’approuver les prépositions de recrutement et de licenciement du personnel cadre de la SAFER ; de proposer au
conseil de surveillance le taux de la taxe routière à percevoir auprès des usagers de la route ; faire auditer chaque année, par un cabinet d’audit externe, les comptes de la SAFER selon les règles internationales en vigueur ; faire procéder, une fois par an, à l’audit technique des travaux, y compris le volet passation des marchés ; faire procéder, une fois par an, à l’audit financier et comptable de la SAFER ; et de publier à
l’intention des usagers de la route et du gouvernement un rapport annuel comprenant les comptes audités de la SAFER, les conclusions de l’audit et un rapport les travaux financés par la SAFER.

Le conseil d’administration est composé de sept (7) membres, répartis comme suit : trois (3) représentants du gouvernement, deux (2) représentants du secteur privé et deux (2) représentants des usagers de la route.

Les représentants de l’Etat se répartissent comme suit : un (1) représentant du ministère chargé des infrastructures  routières; un (1) représentant du ministère chargé des finances et un (1) représentant du ministère chargé de l’urbanisme.

Les représentants des opérateurs économiques : un (1) représentant des professionnels des transports et un (1) représentant des professionnels de l’industrie du pétrole.

Les représentants des usagers de la route : un (1) représentant des professionnels des assurances et un (1) représentant des médias privés.

Les représentants des opérateurs économiques et des usagers de la route sont désignés par leurs organisations professionnelles respectives.

Les membres du conseil d’administration élisent, en leur sein, un président. Ils sont
nommés par le conseil de surveillance pour une durée de deux (2) ans, renouvelable une fois. La liste des membres du conseil d’administration est publiée dans un journal d’annonces légales.

La qualité de membre du conseil d’administration est incompatible avec la fonction de commissaire aux comptes de la SAFER ; l’exercice d’une mission d’audit technique ou financier portant sur la SAFER ou pour le compte de la SAFER ; l’exercice d’un emploi salarié au sein de la SAFER ; et l’exercice d’un emploi ou la prise d’intérêt dans une entreprise titulaire de marché de travaux ou de prestations financés par l’intervention de la SAFER.

Les membres du conseil d’administration bénéficient de jetons de présence dont le
montant est déterminé par le conseil de surveillance.

Le conseil d’administration se réunit une fois tous les quatre (4) mois sur convocation de son président ou à la demande d’un tiers (1/3) de ses membre. Il peut
se réunir en session extraordinaire chaque fois que la bonne marche
de la SAFER l’exige.

Le conseil d’administration de la SAFER ne délibère valablement que si les deux tiers (2/3) au mois de ses membres sont présents. Si ce quorum n’est pas atteint, une autre réunion est convoquée dans un délai de quinze (15) jours ; les décisions ne sont prises alors que si au moins quatre (4) membres sont présents.

Tout administrateur empêché peut donner mandat à un autre à l’effet de le représenter à une réunion du conseil d’administration et de voter en son lieu et
place. Toutefois, aucun administrateur ne peut être titulaire de plus d’un mandat au cours d’une même réunion.

Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents ou représentés.

3. LA DIRECTION:

la gestion quotidienne de la SAFER est confiée par le conseil d’administration à un directeur.
Le directeur représente la SAFER en justice.

Le directeur de la SAFER est nommé par le conseil d’administration après appel à candidatures pour un contrat de trois (3) ans renouvelable une seule fois.

Le directeur de la SAFER peut être démis de ses fonctions par le conseil d’administration après avis conforme du conseil de surveillance.

Le directeur de la SAFER est le gestionnaire quotidien des ressources de cette institution. Il signe un contrat de performance avec le conseil d’administration de
la SAFER, contrat en fonction duquel la performance de sa gestion sera évaluée et sa révocation éventuelle décidée.

Le directeur de la SAFER est chargé de soumettre, pour adoption, au conseil d’administration les programmes annuels d’entretien routier préparés par le
ministre charge des infrastructures routières ; d’exécuter les décisions du conseil d’administration de la SAFER et informer celui-ci de leur niveau d’exécution ; soumettre, pour adoption, au conseil d’administration un manuel des procédures
administratives, comptables, budgétaires, financières et opérationnelles permettant une gestion efficace de la SAFER ;
élaborer les rapports financiers et d’activités annuels et les présenter pour adoption au conseil d’administration ; établir les états financiers et les comptes de la SAFER et les présenter pour adoption au conseil d’administration  et de préparer le budget de fonctionnement de la SAFER et l’exécuter après son vote par le conseil d’administration et son approbation par le conseil de surveillance.

Le directeur de la SAFER est aussi chargé de préparer les réunions du Conseil d’administration et en exécuter les décisions ; proposer au conseil d’administration, dans le cadre des tarifs généraux des péages, les conditions particulières à consentir aux riverains, notamment les remises et abattements éventuels ; soumettre au conseil d’administration pour approbation, le recrutement et le
licenciement du personnel nécessaire au fonctionnement de la SAFER dans les limites du budget adopté qu’il gère conformément à la réglementation en vigueur ; passer des marchés et conclure des conventions de délégation de services publics conformément à la règlementation en vigueur ; fournir, au moins une fois par
trimestre, au ministre chargé des infrastructures routiers, les informations sur le suivi des opérations financières, en faisant le lien entre la programmation et la réalisation ; et d’assurer le secrétariat du conseil d’administration.

Le directeur de la SAFER est assisté dans ses fonctions par un secrétaire un service
administratif et financier et un service d’audit interne. Le responsable de l’audit interne et le responsable du service administratif et financier, y compris le comptable de la SAFER, sont désignés par appel à candidature par le conseil d’administration.

Le responsable du service administratif et financier est nommé par le ministre des finances.

Le cadre organique de la SAFER définissant en détail les attributions de ses services sera précisé dans le manuel de procédures.

Organigramme